Kuinka hallitaan käyttäjätietoja ja käyttäjäkohtaisia käyttöoikeuksia
Käyttäjän hallinta
Käyttäjät –otsikon alla on käyttäjien hallinta.
Asiakkaan pääkäyttäjällä on oikeudet lisätä uusi käyttäjä tai poistaa käyttäjä. Pääkäyttäjällä on myös oikeudet muuttaa toisen käyttäjän oikeuksia.
Käyttäjän nimen kautta pääsee muokkaamaan mm. käyttäjän perustietoja, poistamaan tunnuksen käytöstä sekä muuttamaan oikeuksia.
Näytä käyttäjät -valinnan kautta näkymään tulee aktiiviset käyttäjät. Oikealla ylhäällä olevasta valikosta voi valita näkymään mukaan myös ei-voimassa olevat käyttäjät näytä kaikki käyttäjät -valinnalla tai vain päättyneet käyttöoikeudet Näytä ei voimassa olevat käyttäjät -valinnalla.
Käyttäjätunnus poistetaan käytöstä valitsemalla ruutu Tunnus ei käytössä tai lisäämällä voimassa -kenttään viimeinen työpäivä, niin tunnus sulkeutuu sen päivän jälkeen.
Käyttäjän perustaminen
Käyttäjät – Uusi käyttäjä
eFina-käyttäjää luodessa pakolliset kentät ovat etu- ja sukunimi, käyttäjätunnus, salasana sekä sähköpostiosoite.
Käyttäjätunnuksessa ei saa olla erikoismerkkejä, ääkkösiä eikä välilyöntejä. Käyttäjätunnus ja salasana lähtevät järjestelmästä automaattisesti käyttäjälle sähköpostilla tallennuksen jälkeen, kun valinta on Haluatko lähettää käyttäjälle tunnuksen ja salasanan sähköpostilla -kohdassa.
Suosittelemme valitsemaan kohdan Salasana vaihdettava seuraavalla kirjautumisella.
Suosittelemme täyttämään tietoihin myös matkapuhelinnumeron, jotta käyttäjä itse saa tilattua uuden salasanan unohtuneen tilalle.
Uusi käyttäjä tallennetaan, jonka jälkeen määritellään käyttäjälle tarvittavat oikeudet. Käyttäjän oikeudet -näkymä aukeaa automaattisesti.
Käyttäjän oikeudet
Käyttäjän oikeudet voidaan rajata eri toimintoihin esimerkiksi käyttäjän työtehtävien perusteella.
Toiminnoittain voidaan antaa täydet oikeudet (ns. kaikki) tai rajata oikeus ainoastaan käyttäjän omiin tapahtumiin tai laskentakohteeseen. Laskentakohderajauksella käyttäjä näkee niiden laskentakohteiden tapahtumat, joihin hänelle on laskentakohteissa annettu oikeudet (katso laskentakohteen oikeudet kohdassa Laskentakohteet).
Asiakkaan pääkäyttäjällä on oikeus muuttaa muiden käyttäjien oikeuksia.
Alla olevassa taulukossa on kuvailtu oikeuksia tarkemmin.
|
Ohjelma / toiminto oikeus |
Selite |
|
Pääkäyttäjä |
Pääkäyttäjälle tulee oletuksena kaikki alla olevat oikeudet |
|
Kirjanpito |
|
|
Selailu |
kaikki / laskentakohteen mukaan / ei mitään |
|
Myyntilaskut |
|
|
Selailu |
kaikki / vain omat / vain omat ja laskentakohteen mukaan /ei mitään ( vain omat = näkee vain niitä laskuja joita tehnyt) |
|
Laskun syöttö / muutos |
Oikeus tehdä myyntilaskuja |
|
Toistuvaislaskutuksen muutos |
Oikeus muokata myös muiden luomia toistuvaislaskuja |
|
Perintä |
oikeus suorittaa perintää |
|
Perintäasetukset |
Oikeus muuttaa perinnän asetuksia |
|
Ostolaskut |
|
|
Selailu |
kaikki / vain omat / vain omat ja laskentakohteen mukaan /ei mitään ( vain omat=näkee vain niitä laskuja joita asiatarkastanut) |
|
Maksatus |
Ostolaskujen maksuoikeus |
|
Asiatarkastus |
pitää olla myös selailu kohdassa vähintään vain omat laskut |
|
Hyväksyntä |
laitetaan kun on kaksiportainen kierto, huom kts. Ylempi huomio. |
|
Tarkastajien / hyväksyjien käsittely |
Oikeus muokata ostolaskujen kiertoa. (Huom! Kiertoraportin kautta näkee kaikki laskut vaikka oikeus olisi vain omat) |
|
Pankki |
selailuoikeus kaikki pankkitapahtumat |
|
Verotus |
selailuoikeus kaikki verotustapahtumat ALV ja TAS |
|
Palkat |
|
|
Selailu |
kaikki / vain omat / vain omat ja laskentakohteen mukaan /ei mitään |
|
Muutos |
Oikeus muuttaa kaikkia palkkahallinnon perustietoja. |
|
Työaikaerittelyt |
Oikeus selailla kaikkia työaikaerittelyjä. |
|
Palkkojen hyväksyntä |
Oikeus hyväksyä palkkoja. |
|
Hallinto |
selailuoikeus yrityksen perustiedot, aputoiminimet ja yhteyshenkilöt. Sekä oikeus muuttaa yrityksen perustietoja. |
|
Dokumentit |
|
|
Selailu |
selailuoikeus kaikkiin dokumentteihin, suositellaan annettavan vain henkilölle, joka saa nähdä yrityksen tärkeitä dokumentteja ja raportteja HUOM! Täällä myös palkkamateriaalia! |
|
Matkalasku |
|
|
Matka- ja kululaskun teko-oikeus |
jokaisella, joka tekee matka- ja kululaskuja pitää olla oikeudet |
|
Yritystason raporttien katseluoikeus |
selailuoikeus kaikkiin tehtyihin matka- ja kululaskuihin |
|
Käyttäjät |
|
|
Omat tiedot |
Käyttäjä pääsee käsittelemään omia tietojaan |
|
Käyttäjien selailu |
selailuoikeus kaikkiin yrityksen käyttäjiin |
|
Käyttäjän syöttö / muutos |
Uuden käyttäjän lisäys oikeus sekä olemassa olevien käyttäjien oikeuksien muokkausoikeus |
Esimerkkejä:
- Palkansaaja, joka ei tee myyntilaskuja tai tarkasta ostolaskuja:
- Palkat: vain omat palkat (jotta näkee oman palkkalaskelmansa eFinasta tai eFina Mobiilista)
- eFina Mobiili (palkkalaskelmaa varten)
- Matka- ja kululaskun teko-oikeus (jos tähän halutaan antaa oikeus)
Huom! Jotta palkansaaja voi nähdä palkkalaskelmansa, tulee käyttäjän (=palkansaajan) kirjautua eFinan selainversioon ja käydä lisäämässä henkilötunnuksensa Matka- ja kululasku -osiossa, Uusi Matkalasku -kohdasta. Kun henkilötunnus on tallennettu, palkkalaskelmat tulevat näkyviin eFina Mobiiliin. Huomioittehan että matkalaskun teko-oikeus tulee olla valittuna oikeuksista ainakin tämän ajaksi käyttäjälle käyttöön.
- Palkansaaja, joka vastaa myyntilaskutuksesta kokonaan
- Ensimmäisen esimerkin oikeudet
- Myyntilaskut:
- Selailu: kaikki laskut
- Laskun syöttö / muutos
- Perintä
- Palkansaaja, jolla on luottokortti käytettävissä ja hänen tulee asiatarkastaa laskun sisältö sekä liittää kuitit laskulle:
- Ensimmäisen esimerkin oikeudet
- Ostolaskut:
- Selailu: Vain omat laskut
- Asiatarkastus
